04. Topik: Manajemen Komunikasi Judul: Pentingnya berkomunikasi didalam sebuah Organisasi Kemahasiswaan

Bab I. Gambaran Umum Manajemen

Topik: Manajemen Komunikasi
Judul: Pentingnya berkomunikasi didalam sebuah Organisasi Kemahasiswaan

Arti penting komunikasi dalam organisasi

A . Penjelasan komunikasi dalam sebuah organisasi

Organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hierarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat.


Di dalam kelompok/organisasi terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi timbal balik, untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.


Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses dari suatu keinginan masing-masing individu untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan. Kehidupan organisasi tidak mungkin dipisahkan dari komunikasi efektif. Komunikasi efektif tergantung pada kemampuannya menjawab dan mengantisipasi perubahan lingkungan luar organisasi sesuai dengan perkembangan internal organisasi itu sendiri. Di samping itu dalam komunikasi didasari beberapa perspektif dalam pengembangannya sehingga berperanan penting dalam organisasi.

Pengertian Manajemen Komunikasi


Menurut Kaye kelahiran subdisiplin manajemen komunikasi tidak terlepas dari adanya tuntutan untuk lebih membumikan ilmu komunikasi di tataran dunia nyata. Manajemen komunikasi lahir karena adanya tuntutan umtuk menjembatani antara teoritisi komunikasi dengan praktisi komunikasi. Para teoritisi menghadapai keterbatasan dalam mengaplikasikan pengetahuan yang dimilkinya. Sementara para praktisi komunikasi mengalami keterbatasan pada rujukan teoritis atau ilmu komunikasi.
Michael kaye Communication management is how people manage their communication processes through construing meanings about their relationships with others in various setting. They are managing their communication and actions in a large of relationship – some personal some professional.
Bagaimana orang-orang mengelola proses komunikasi dalam hubungannya dengan orang lain dalam setting atau konteks komunikasi.
Menurut Parag Diwan Manajemen komunikasi adalah proses penggunaan berbagai sumber daya komunikasi secara terpadu melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan unsur-unsur komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Antar Venus Manajemen komunikasi adalah proses pengelolaan sumber daya komunikasi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas pertukaran pesan yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi. Konteks komunikasi yang dimaksud disini berarti tataran komunikasi individual, interpersonal, organisasional, governmental, sosial, atau bahkan internasional.


a. Unsur Terjadinya Manajemen Komunikasi
1. Pengirim Pesan (Komunikator/sender)
    Pengirim pesan adalah tokoh utama yang memiliki peran terpenting dalam proses komunikasi. Komunikator ini dapat berupa perorangan, kelompok, ataupun massa. Seorang komunikator haruslah memiliki sikap percaya diri dan mempunyai attitude yang baik agar informasi yang dihantarkan dapat disampaikan sesuai dengan yang di inginkan. Seorang komunikator juga harus bersikap reseptif yang bersedia menerima gagasan terhadap pesan yang disampaikannya.


2. Penerima Pesan (Komunikan/receiver)
    Penerima pesan adalah seseorang yang mendapatkan suatu pesan. Komunikan juga dapat berupa perorangan, kelompok, ataupun massa. Seorang komunikan dapat menjadi seorang komunikator, begitu pula sebaliknya.


3. Pesan
    Pesan adalah suatu informasi yang di sampaikan oleh komunikator kepada komunikan bisa dapat berupa suara, mimik, gerak-gerik, bahasa lisan ataupun tulisan. Pesan bersifat abstrak.
Pesan bersifat verbal (verbal communication) antara lain :
1. Oral (komunikasi yang dijalin secara lisan)
2.Written (komunikasi yang dijalin secara tulisan)
Pesan bersifat nonverbal (nonverbal communication)

Pesan terdiri 3 macam bentuk yaitu :
- Informatif
Pesan seperti ini bersifat informasi, fakta-fakta, kemudian komunikan mengambil keputusan. Biasanya pesan seperti ini lebih bisa diterima oleh para komunikan.
- Persuatif
Pesan ini berisi bujukan. Misalnya iklan shampo agar para pemirsa memakai produk tersebut.
- Koersif
Pesan ini bersifat memaksa dan mendapatkan sanksi bila tidak melaksanakannya. Contohnya adalah peraturan.


4. Media (Saluran atau Channel)
 Media adalah suatu alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator ke komunikan baik secara langsung ataupun tidak langsung.

5. Efek Komunikasi
Efek adalah hasil akhir suatu komunikasi yaitu sikap dan tingkah laku orang, sesuai atau tidak dengan yang kita inginkan. Terdapat tiga tataran pengaruh dari komunikan :
1.      Kognitif (seseorang menjadi tahu sesuatu)
2.      Afektif (sikap seseorang terbentuk)
3.       Konatif (tingkah laku, hal yang membuat seseorang bertindak melakukan sesuatu)
6. Umpan Balik
Umpan balik dapat dimaknai sebagai jawaban komunikan atas pesan komunikator yang disampaikan kepadanya. Pada komunikasi yang dinamis, komunikator dan komunikan terus menerus saling bertukar peran.

7. Hambatan Komunikasi
Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Menurut Ron Ludlow dan Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu :
a.       Status Effect
Adanya perbedaan status sosial yang dimiliki setiap manusia. Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.

b.      Semantic Problems
 Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaannya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan semantik ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada selanjutnya dapat menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan  pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai, dan lain-lain.

c.          Perceptual Distortion
Perceptual Distortion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit diri sendiri dan perbedaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terdapat perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.

d.         Cultural Differences
 Hambatan yang terjadi karena disebabkan oleh adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti yang berbeda di tiap suku. Contohnya : kata "jangan" dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut sebagai suatu jenis makanan berupa sup.
e.          Physical Distraction
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi.
Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.
f.          Poor choice of communication channels
      Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan misalnya sambungan telepon yang tak terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
g.       No Feed Back
    Hambatan tersebut adalah seorang sender yang mengirimkan pesan kepada receiver namun tidak ada respon dan tanggapan dari receiver, maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Contohnya : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang di tunjukkan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.
Adapun hambatan terhadap komunikasi yang efektif yaitu :
1.      Mendengar
2.      Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui.
3.      Menilai sumber
4.       Persepsi yang berbeda
5.       Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda
6.      Sinyal nonverbal yang tidak konsisten
7.      Pengaruh emosi
8.       Gangguan
Cara mengatasi hambatan komunikasi :
1. Gunakan umpan balik
  Berikan kesempatan pada orang lain untuk menyampaikan  ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.
2. Kenali si penerima berita
    - bagaimana latar belakang pendidikannya
    - bagaimana pengetahuan tentang subjek pembicaraannya
    - sejauh mana minat dan perasaannya
3. Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik : apa, mengapa, siapa, kapan dan bagaimana

b. Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi
1. Dari segi sifatnya :
    a. Komunikasi Lisan
      Komunikasi jenis ini tergolong komunikasi aktif, dimana komunikan dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman.
    b. Komunikasi Tertulis
      Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujuan dari informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajari sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak langsung, artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunian tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. Namun dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun umpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.

c. Komunikasi Verbal, yang mencakup aspek berupa :
·      Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dmengert, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
·      Raxing (Kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat
·      Intonasi suara, akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
·      Humor, dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989) memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
·      Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
·      Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.
d. Komunikasi Nonverbal mencakup aspek yaitu :
·         Ekspresi wajah
·         Kontak mata
·         Sentuhan
·         Postur tubuh dan gaya berjalan
·         Suara
·         Gerak isyarat

c.    Menurut Keresmiannya :
    a. Komunikasi Formal
    b. Komunikasi Informal